Elektronická výmena údajov

1. Odberateľ vytvorí objednávku vo svojom informačnom systéme.
2. Odberateľ objednávku zo systému vytlačí a odošle faxom, v lepšom prípade emailom.
3. Dodávateľ príjme objednávku faxom alebo emailom (v tom prípade si ju zvyčajne vytlačí).
4. Dodávateľ si objednávku z papierovej podoby prepíše do svojho informačného systému.
5. Ďalej prebieha spracovanie objednávky, vyskladnenie, dodávka tovaru, fakturácia atď.

1. Odberateľ vytvorí objednávku vo svojom informačnom systéme. Vytvorená objednávka odchádza cez EDI v elektronickej podobe dodávateľovi.
2. Dodávateľ príjme EDI objednávku do svojho systému. Objednávka dorazí elektronicky a prijatie vyzerá tak, že objednávka automaticky „vznikne” v informačnom systéme.
3. Ďalej prebieha spracovanie objednávky, vyskladnenie, dodávka tovaru, fakturácia atď. Výmena všetkých ďalších dokladov (dodací list, príjemka, faktúra) môže prebiehať tiež cez EDI.

Kľúčom k benefitom, ktoré EDI firmám prináša, je jednotná (štandardizovaná) komunikácia rozdielnych systémov a subjektov. Kompatibilita pri tejto komunikácii je zaistená používaním medzinárodného štandardu, ktorý nesie označenie UN/EDIFACT. Kontrolu dodržovania štandardu, jeho správu a vývoj zaisťuje globálna organizácia GS1, ktorá pôsobí aj na Slovensku. EDIFACT je všeobecná a medziodborová norma, v rámci ktorej vznikajú konkrétne aplikačné normy pre jednotlivé odvetvia, ako je obchod, bankovníctvo, automobilový priemysel, doprava, štátna správa a podobne. Pre oblasť obchodu, najmä so spotrebným tovarom, je touto aplikačnou normou systém EANCOM. Jedná sa o podmnožinu normy EDIFACT, ktorá na identifikáciu tovaru, služieb a komunikujúcich partnerských organizácií využíva systém EAN kódov (EAN-UCC). S rozvojom informačných technológií sa začali presadzovať správy vo formáte XML (ebXML), ktoré sa dnes už bežne používajú. V zásade však ide skôr o formu správ, pričom obsah vychádza z ustálených odborových noriem UN/EDIFACT.

Štandardy určujú, ktoré dátové elementy sú v danom dokumente povinné a ktoré časti sú voliteľné, a definujú pravidlá charakterizujúce štruktúru celého dokumentu. Štandardy EDI sa vzťahujú na jednotlivé časti, resp. hierarchické úrovne obchodnej dokumentácie, ktoré sú vymedzené takto:

Dátové prvky sú všetky základné údaje obsiahnuté v dokumente, napr. identifikácia, názov tovaru a podobne. Štandardizuje sa forma vyjadrení jednotlivých dátových prvkov, napr. dátum, váha tovaru a pod. Pri niektorých štandardoch sa uvádza ešte tzv. zložený dátový prvok (Composite Data Element).

Segment je logickým zoskupením dátových prvkov do vyššieho celku, napr. popis tovaru, adresa zákazníka a podobne. Obsah a usporiadanie týchto segmentov sa potom vzťahuje k rôznym dokumentom, napr. vyjadrenie adresy je rovnaké pre dodací list, faktúru atď.

Správa je určitým druhom EDI komunikácie na zaistenie požadovanej obchodnej funkcie, napr. fakturovanie, zaslanie objednávky a podobne. Správy sa zostavujú zo segmentov a musia dodržovať definované syntaktické pravidlá.

Funkčná skupina je súhrn všetkých správ rovnakého typu, napr. všetkých objednávok podniku.

Štandard EANCOM v sebe zahŕňa väčšinu dokumentov bežne používaných v obchodnej praxi. Najčastejšie sú využívané tieto typy správ:

• ORDERS - Objednávka
• ORDRSP - Potvrdenie objednávky
• INVOIC - Faktúra
• INVRPT - Prehľad zásob
• DESADV - Avízo o odoslaní tovaru (dodací list)
• RECADV - Potvrdenie príjmu tovaru
• PRICAT - Katalóg tovaru a cien

Okrem správ, ktoré majú svoje opodstatnenie vo firemných procesoch, sú využívané aj tzv. servisné/kontrolné správy na bezproblémový chod samotného EDI procesu.

Zoznam využívaných EDI správ a ich popis - pozri zdroj nižšie.

1. Výmena správ medzi koncovými subjektmi (Point-to-point)
2. Výmena správ prostredníctvom VAN operátora
3. Spracovanie a výmena správ prostredníctvom poskytovateľa EDI služieb    
4. Web EDI

Uvedené typy riešení sa významne líšia v náročnosti ich sprevádzkovania pre zapojené obchodné strany. Z hľadiska funkčnosti sa ich rozdielnosti v súčasnosti až na výnimky (EDI prevádzkované len cez webové portály) stierajú.

EDI komunikácia slúži predovšetkým na prepojenie informačných systémov nezávislých obchodných partnerov. Tieto informačné systémy môžu všeobecne pracovať na rôznych softvérových a hardvérových platformách a úlohou EDI je prepojenie týchto systémov na základe všeobecne prijímaného štandardu pre výmenu správ.

Na realizáciu EDI komunikácie medzi rôznorodými informačnými systémami slúžia EDI konvertory.

EDI konvertor je aplikácia, ktorá mení (konvertuje) dáta z podoby poskytovanej informačnými systémami do EDI formátu, používaného na prenos správ. Pri príjme správ potom EDI konvertor mení (konvertuje) dáta z EDI formátu do definovanej podoby, ktorú sú schopné podnikové informačné systémy ďalej spracovávať.

Každá spoločnosť komunikujúca v EDI musí mať vlastný konvertor (softvér aj hardvér) napojený na informačný systém a tiež vlastný komunikačný softvér na pripojenie do dátovej siete (napr. štandardne používaná sieť x.400). S tým súvisia vysoké počiatočné náklady. Vlastnú správu, údržbu, dohľad, upgrady a pod. potom zaisťujú firmy v rámci svojich IT kapacít.

VAN (Value Added Network) je sieť s pridanou hodnotou, ktorá okrem bežného účelu – prenosu dát, ponúka aj ďalšie služby. Pri EDI komunikácii je to typicky záruka za distribúciu neskreslenej informácie k jej adresátovi. Schéma výmeny správ cez VAN operátora je veľmi podobná predchádzajúcemu spôsobu, časť starostí s prevádzkou EDI riešenia v tomto variante preberá VAN operátor, ktorý prevádzkuje sieť s pridanou hodnotou.

Hlavnou náplňou VAN operátora je najmä zaistenie distribúcie štandardných zásielok a správ, ďalej operátor zvyčajne figuruje aj ako dodávateľ softvéru, teda konvertoru a komunikačného softvéru na napojenie na VAN sieť. Konvertor a komunikačný softvér v tomto prípade stále zostávajú na strane klienta a s nimi aj súvisiace zriaďovacie náklady a ďalej náklady spojené s ich správou.

Schéma EDI riešení s využitím EDI poskytovateľa vychádza z modelu komunikácie prostredníctvom VAN operátora. Poskytovateľ EDI služieb však robí aj konverziu správ. To spolu s využitím internetu ako hlavnej platformy na komunikáciu znamená, že spoločnosť na svojej strane nepotrebuje žiadny špecializovaný konvertor a žiadny špecializovaný softvér na komunikáciu. Ich funkcie zaisťuje EDI poskytovateľ, ktorý takto obsluhuje viac klientov a je schopný komunikovať aj s ostatnými EDI poskytovateľmi a ich klientmi.

Tento typ riešení znamená pre spoločnosť minimálne zriaďovacie náklady a vďaka tomu, že poskytovateľ za užívateľa preberá všetky činnosti spojené s konverziou a doručením dát, odpadajú aj náklady a réžia spojená so správou EDI systému. Jediným nákladom je služba poskytovateľa.

Jedným z variantov ako využívať elektronickú výmenu dát je aj prostredníctvom webového portálu EDI poskytovateľa. Nejedná sa o plnohodnotné EDI riešenie, pretože nerieši prepojenie s informačným systémom oboch komunikačných protistrán. Na jednej strane teda odpadajú všetky prínosy, kvôli ktorým je zvyčajne EDI komunikácia zavádzaná. Na druhej strane umožňuje malým spoločnostiam splniť požiadavky ich zákazníkov, ktorí EDI komunikáciu využívajú. Obvykle sa uplatňuje len pri veľmi malom objeme prenášaných dokumentov. Výhodou tohto riešenia je nízka cena a nezávislosť na type informačného systému.

Základnou nevýhodou (pre jednu protistranu) riešení využívajúcich len webový portál je nutnosť ručne spracovávať všetky prichádzajúce aj odchádzajúce správy. Po prijatí EDI správy je nutné údaje ručne zadávať do informačného systému. Podobne je to aj pri odchádzajúcich správach (pri dodávateľoch sa najčastejšie jedná o faktúry, avíza dodávok), kedy je naopak nutné ručne prepísať údaje z informačného systému do formulárov umiestených na webe.