Autorizovaná konverze

Autorizovaná konverze dokumentů je dle zákona č.300/2008 Sb. úplné převedení dokumentu v listinné podobě do elektronické podoby nebo úplné převedení elektronického dokumentu do dokumentu v listinné podobě. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dosud používaná ověřená kopie. Konverze není možná pro dokumenty, jejichž jedinečnost nemůže být konverzí nahrazena, například občanské, zbrojní a řidičské průkazy, cestovní doklady, vojenské knížky, směnky, losy, sázenky a podbně. Jako bezpečné dočasné úložiště elektronických dokumentů při jejich konverzi nebo distribuci z a do datové schránky je možno využít takzvané Úschovny Ministerstva vnitra.[1][2]

Zákon rozlišuje konverzi na žádost a konverzi z moci úřední.[2] Autorizovanou konverzi na žádost provádějí kontaktní místa veřejné správy (notáři, krajské úřady, matriční úřady, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis, zastupitelské úřady určené ministrem zahraničních věcí, držitel poštovní licence, Hospodářská komora České republiky a další osoby, kterým byla Ministerstvem vnitra udělena autorizace) a advokáti za podmínek stanovených zákonem o advokacii.[3]

Subjekt provádějící konverzi vede evidenci provedených konverzí. Záznamy jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.[2]

Pokud má být autorizovaně zkonvertována do elektronické podoby soukromá listina, typicky smlouva, je nezbytné před provedením autorizované konverze nechat podpisy na této listině úředně ověřit. V opačném případě by pro majitele dokumentu, který provedením konverze vznikl, bylo velmi obtížné splnit povinnost prokázat pravost podpisů.[3]