Jak delegovat

Spoluautor od Rachel Weinshanker

Ať už jste výkonným ředitelem firmy, obchodním manažerem, či rodičem, schopnost delegovat úkoly je klíčová k tomu, abyste byli co nejefektivnější. Delegování s sebou ovšem přináší jistá úskalí - musíte být rozhodní a zároveň člověku, jemuž nějaký úkol postupujete, věřit. Tento článek vám pomůže překonat případné obavy z delegování a provede vás krok za krokem samotným procesem, abyste jej zvládli taktně a s respektem.

Část 1

Část 1 ze 2:
Zaujměte správný přístup

1
Dejte své ego stranou. Velkou psychickou překážkou delegování je názor, že "když chci něco udělat dobře, musím to udělat sám." Nejste jediní na světě, kdo něco zvládne udělat dobře. Ano, možná v tuto chvíli opravdu jste ti jediní, kteří to zvládnou, ale pokud si najdete čas na zaučení někoho jiného, pravděpodobně to zvládne taky. A kdo ví - možná dokonce lépe a rychleji než vy sami (proboha!) a to je fakt, který potřebujete nejen akceptovat, ale i uvítat.
- Myslete logicky a realisticky - můžete tuto práci udělat sami? Nebudete muset vypustit duši při snaze zvládnout ji a zároveň nezanedbat své normální pracovní povinnosti? Pokud ano, měli byste se připravit část svých úkolů delegovat. Nemusíte se za to stydět, nebo se cítit neschopní jen proto, že potřebujete něčí pomoc - pokud si v případě potřeby dokážete říct o pomoc, stáváte se ve skutečnosti mnohem efektivnějším pracovníkem.
2
Přestaňte čekat, až vám někdo nabídne pomoc. Pokud se zdráháte delegovat práci, možná máte syndrom mučedníka - máte toho nad hlavu a jen se divíte, jak to, že se ani nikdo nezeptá, jestli nechcete pomoct. Buďte k sobě upřímní - když se někdo zeptá, neodmítnete jej? Čistě ze slušnosti. A nedivíte se pak, že na pomoci netrvá? Ruku na srdce - pokud byste si prohodili strany, pravděpodobně byste pro něj udělali první poslední. Pokud to tak je, pak byste měli zapracovat nad svou potřebou mít nad vším kontrolu. Řekněte si o pomoc, pokud ji potřebujete, a nečekejte, až vám ji někdo sám nabídne. Nemuseli byste se jí totiž dočkat.
- Lidé jsou často nevšímaví k tomu, čím procházejí ostatní a tohle jen těžko změníte. Pokud se cítíte frustrovaní kvůli tomu, že vám lidé nenabízejí pomocnou ruku, nechte to plavat; pamatujte, že je to hlavně vaše zodpovědnost vyjádřit své potřeby.
3
Nevnímejte žádost o pomoc negativně. Mnoho lidí se cítí nepříjemně, když si má říct o pomoc. Možná se cítíte provinile, jako byste ostatní obtěžovali, nebo zahanbeně, protože máte (z nějakého důvodu) pocit, že byste měli být schopni vše zvládnout sami. Dokonce se můžete cítit hrdí na to, že s něčím zápolíte a vnímat to jako na důkaz, že jste vlastně hrdina (další příklad syndromu mučedníka). Pokud vnímáte žádost o pomoc jako jakousi formu slabosti, měli byste se přes to pěkně rychle přenést. Ve skutečnosti je to totiž naopak: to, že se vše za každou cenu snažíte zvládnout vlastními silami poukazuje na vaši slabost v tom smyslu, že nemáte realistický pohled na své vlastní schopnosti.
4
Naučte se důvěřovat druhým. Pokud se obáváte na někoho delegovat svou práci, protože nikdo to přece neudělá tak dobře jako vy, pamatujte si dvě věci: zaprvé, téměř každý se s trochou praxe může naučit dělat něco dobře a zadruhé, pravděpodobně nejste tak všestranně talentovaní, jak si asi myslíte. Pokud delegujete práci, nejenže vám to poskytne víc času, ale zároveň dáváte svému pomocníkovi šanci procvičit si nové schopnosti nebo zvládnout nový druh úkolu. Buďte trpěliví - s dostatkem času bude váš pomocník nejspíš schopen vykonat daný úkol stejně dobře jako vy. Pokud práce, kterou se chystáte delegovat, není příliš důležitá, je nejspíš v pořádku, když se váš pomocník učí v průběhu procesu. A pokud práce příliš důležitá je, tak si radši dvakrát rozmyslete, než ji delegujete!
- I když opravdu jste pro danou práci ti nejlepší, uvědomte si, že jejím delegováním získáte čas, který můžete využít k jiným úkolům. Pokud jste ti nejschopnější v relativně monotónní práci, jako je kompletace hard disků, ale zároveň se musíte připravit na důležitou prezentaci, je v pořádku předat kompletaci stážistovi. Je rozumné dát náročným a komplexním úkolům prioritu - nemusíte se cítit špatně kvůli delegování jednoduchých, opakujících se úkolů, když máte před sebou mnohem důležitější věci.

Část 2

Část 2 ze 2:
Efektivní delegování

1
Začněte delegovat. První krok je nejtěžší, ale je ten nejdůležitější. Musíte se odhodlat a požádat někoho o pomoc (anebo, pokud jste šéf, "říct" někomu, aby vám pomohl). Nemusíte se kvůli tomu cítit špatně - pokud jste zdvořilí, milí a taktní, není na tom nic nezdvořilého. Snažte se být vlídní a ohleduplní a zároveň vyjádřit důležitost vašeho požadavku.
- Pokud si nejste jistí jak konkrétně někoho požádat, aby pro vás něco udělal, pokuste se o krátké a příjemné sdělení. Řekněte něco jako: "Můžu s tebou na chvíli mluvit? Napadlo mě, jestli bys mi mohl pomoct s kompletací té hromady hard disků, co nám teď přišla. Já to dneska nezvládnu, protože za chvíli odcházím. Pomůžeš mi s tím?" Nijak na svého pomocníka netlačte, ale jasně naznačte, že jeho pomoc je potřebná.
- Požádejte a bude vám (pravděpodobně) dáno. Neodkládejte delegování jen z obavy, že budete hrubí, či se budete vnucovat. Podívejte se na to takto - jak se cítíte, když vás někdo požádá o pomoc? Zraňuje vás to? Nebo uráží? Anebo (většinou) rádi pomůžete? Nejspíš to poslední.
2
Pokud vás někdo odmítne, neberte to osobně. Někdy vám prostě druzí pomoct nemůžou - smutné, ale pravdivé. Může to mít mnoho důvodů - nejčastěji se to stává, když má dotázaný sám dost své vlastní práce. Neberte si to příliš osobně - jen proto, že vám někdo momentálně nemůže, či nechce pomoct, neznamená to, že vás nesnáší. Většinou to znamená jen to, že je zaneprázdněný, či líný. Nic víc.
- Pokud jste odmítnuti, zvažte své možnosti - někdy můžete pevně trvat na tom, že pomoc tázaného opravdu potřebujete (což funguje zejména pokud jste nadřízení daného člověka), nebo můžete zkusit požádat někoho jiného, anebo si práci můžete udělat sami. Pokud opravdu potřebujete pomoc, nebojte se zvolit první a/nebo druhou možnost!
3
Delegujte práci, ne způsob provedení. Předejdete tak tomu, abyste se stali pro daného člověka noční můrou. Jasně sdělte kvalitu, v jaké výsledky očekáváte, a předveďte, jak při práci postupujete, ale nezapomeňte dodat, že si to může udělat po svém za předpokladu, že to nesníží hodnotu práce a bude to dokončeno včas. Dejte lidem ostatek času na to, aby se nejen mohli něco naučit, ale aby mohli i experimentovat a vylepšovat. Neučte je jako roboty, ale jako lidské bytosti, jako někoho, kdo se dokáže přizpůsobit a zdokonalit.
- Je to přínosné i pro vás, protože to šetří váš čas i nervy. Chcete přece využít tímto získaný čas k jiné, důležitější práci a ne se neustále strachovat, jak si váš pomocník asi vede. Pamatujte si, že jste delegovali tuto práci, abyste si stresu ubrali, ne přidali.
4
Buďte připraveni zaučit si svého pomocníka. Téměř vždy je potřeba vyčlenit si chvíli času, abyste svému pomocníkovi ukázali jak provést úkol, který jste na něj delegovali, i když je to třeba něco velmi jednoduchého. Pamatujte na to, že i když pro vás celý postup může být jasný a jednoduchý, pro někoho, kdo se s tím v životě nesetkal, to tak jednoduché být nemusí. Připravte se nejen na provedení daným postupem při plnění úkolu, ale i trpělivé zodpovězení dotazů, které váš pomocník může mít.
- Uvažujte o tomto školícím čase jako o dlouhodobé investici. Pokud si dáte tu práci se zaškolením, které umožní vašemu pomocníkovi udělat dobrou práci, ušetříte si tak další čas, který byste později museli strávit opravováním jeho chyb.
5
Zajistěte zdroje potřebné pro dokončení úkolu. K takovým zdrojům, které jsou vám volně dostupné, může mít váš pomocník omezený přístup. Data chráněná heslem, speciální vybavení, nebo konkrétní pomůcky můžou být nezbytné pro dokončení úkolu. Proto se ujistěte, že váš pomocník má vše k dispozici a nic tak nebrání jeho úspěchu.
6
Uvědomte si, že ani váš pomocník nemůže dělat dvě věci naráz. Jestliže pomáhá vám, nemůže se věnovat svým běžným pracovním povinnostem. Nezapomeňte, že stejně jako vy i váš pomocník má pravděpodobně nabitý program. Položte si otázku, co asi musí odložit, či sám delegovat, aby mohl dokončit vámi zadanou práci? Ujistěte se, že před delegováním práce znáte na tuto otázku odpověď.
7
Buďte trpěliví. Člověk, na kterého delegujete práci, pravděpodobně udělá nějaké ty chyby, než se s prací dostatečně seznámí. To je část procesu učení. Počítejte s tím ve svém plánu. Nedelegujte práci v očekávání, že ji daný člověk provede naprosto dokonale, pokud už s ní nemá dřívější zkušenosti. Pokud váš projekt nevyjde podle vašich představ, protože váš pomocník nezvládl práci, kterou jste na něj delegovali, naprosto perfektně, není to jeho chyba, ale vaše. Poskytněte svému pomocníkovi vše potřebné a delegovaná práce pro něj může být cennou zkušeností, a ne děsivým zážitkem.
- Pokud někoho učíte jak něco udělat, je to investice. Napřed vás to zpomalí, ale z dlouhodobého hlediska to několikanásobně zvýší vaši produktivitu, za předpokladu, že k celé věci zaujmete pozitivní a realistický přístup.
8
Připravte se na možné komplikace. Mějte nachystaný záložní plán a neváhejte zakročit, pokud se něco zvrtne. Buďte si vědomi možných důsledků, pokud není dodržen částečný či konečný termín. Překážky a nečekané komplikace se můžou objevit kdykoli, ať už v práci či v domácnosti - i technologie často selže. Ujistěte se, že váš pomocník ví, že pokud se něco takového stane, pochopíte ho a pomůžete mu - neházejte jej přes palubu při první známce nečekaných problémů.
- Je to moudré i ze zcela sobeckého hlediska - pokud se váš pomocník bojí, že ho budete vinit z případného neúspěchu, stráví spoustu času tím, že si bude krýt vlastní záda, než aby ho věnoval dokončení svěřeného úkolu.
9
Myslete na svého pomocníka i ve chvílích hodnocení práce. Pokud vám přibývá práce, je delegování práce nezbytné. Nicméně, je velmi kontraproduktivní, pokud váš pomocník těžce pracuje na vašem úkolu a vy pak sklidíte všechnu chválu. Uvědomte si to a oceňte práci, kterou pro vás někdo vykoná.
- Ujistěte se, že pokaždé, když jste chváleni za práci, při které vám někdo pomáhal, zmíníte i jeho jméno.
10
Poděkujte. Když vám někdo pomůže, je důležité mu za to poděkovat, ocenit důležitost jeho pomoci a dát mu najevo, jak si jeho pomoci ceníte. V opačném případě budete působit jako nevděční, i když třeba nejste. Pamatujte si, že vám nikdo nedokáže číst myšlenky. Je také mnohem pravděpodobnější, že vám někdo, kdo se cítí oceněný, znovu svou pomoc nabídne.
- Buďte velkorysí. Jednoduché uznání míněné od srdce: „Bez tebe bych to nezvládl!“ může udělat hodně. Pokud je práce, kterou pro vás někdo vykonal, opravdu významná, možná by bylo vhodné ho pozvat na oběd či na drink, nebo mu koupit děkovné přání či malý dárek.

Tipy

Sepište si seznam práce, kterou byste potřebovali na někoho delegovat. Nijak ho neupravujte. Prostě tam napište všechno, co vás napadne a až později ho proškrtejte podle toho, co je a není reálné. Budete sami překvapeni, s kolika věcmi, které děláte sami, by vám mohl pomoci někdo jiný.

Varování

Neházejte na někoho nepříjemné úkoly a nepředstírejte, že mu tím prokazujete službu. Pokud z toho neplyne žádný prospěch, tak ho tam uměle nevytvářejte. Nejlepší přístup je udělat jeden či více úkolů společně. Můžete pak upřímně říct: „Marku, vím, že tohle je dost otravná práce, ale opravdu potřebuji tvou pomoc.“ Nebo „Slibuju ti Lucie, že pokud z toho vyplyne nějaký pozitivní přínos, zajistím, že z toho něco budeš mít. Vím, že to není ta nejlepší práce, ale je potřeba to udělat a vím, že ti v tomhle můžu věřit.“ Je spousta nepříjemných a nevděčných úkolů, které se musí udělat; klíčem k jejich dokončení je pamatovat na své dobré pomocníky v okamžiku, kdy se objeví naopak úkoly zajímavé a lákavé.