Manažment času

Základom riadenia času je potreba určiť si jasné ciele a priority. Ohľadne priorít sa určuje, čo je pre splnenie cieľov dôležité a menej dôležité (nedôležité), čo je naliehavé a čo nie je naliehavé. Na základe určenia priorít dôležitosti a naliehavosti vzniknú štyri časové kvadranty, podľa ktorých je možné z celkového objemu času, ktorý máme pre splnenie cieľov určiť, čo je najnaliehavejšie a najdôležitejšie (I. kvadrant), čo je dôležité a menej naliehavé (II. časový kvadrant), čo je naliehavé a menej dôležité (III. časový kvadrant) a čo je nenaliehavé a nedôležité (IV. kvadrant).

Na základe rozboru časových kvadrantov je možné usporiadať činnosti z časového hľadiska tak, že sa zadefinuje, koľko času sme ochotní venovať tej-ktorej činnosti a dajú sa eliminovať z hľadiska plnenia cieľov nepotrebné činnosti.

V súčasnosti je vypracovaný model štvrtej generácie manažmentu času. Úlohou tohto modelu je odstraňovanie stresu.

Existujú rôzne prístupy, pomocou ktorých môže manažér zistiť na aké činnosti míňa svoj pracovný čas. Patria medzi ne:

• Autosnímka pracovného dňa podľa M. Crkovskej a S. Váchu[2]

Autosnímka predstavuje jednoduchý formulár, do ktorého si manažér zapisuje každú činnosť daného dňa. Mal by sa robiť aspoň 10 dní, pričom každá činnosť by mala byť upresnená - kedy od-do bola vykonávaná, koľko minút, jej naliehavosť (urgentné, odložiteľné), význam (od dôležité až po stratový čas), impulz (moja iniciatíva, nadriadený, podriadený...), ostatné poznámky (napr. forma, periodicita...) Na konci pracovného dňa sa vykoná analýza jednotlivých činnosti spočítať a koľko času na ne manažér vynaložil. Za sledované obdobie tak má manažér obraz o tom, ako svoj čas minul.

• Sledovanie času podľa M.Haynesovej[3]

Haynesová takisto odporúča sledovať spotrebu času pomocou formulára, ktorý je však podstatne jednoduchší. Do formulára sa do stĺpca zapisujú jednotlivé činnosti, ktoré manažér vykonáva. Do ďalších stĺpcov sa uvádzajú časové intervaly 1-5 minút, 6-10 minút až po posledný nad 30 minút. Počas dňa si manažér do stĺpčekov robí čiarky a na konci dňa spočíta, koľko času na jednotlivú činnosť minul. Odporúčaná doba na zachytávanie údajov o spotrebe času je podľa autorky 1-2 týždne. Po tomto období si môže vypočítať, koľko percent zo svojho času minul na ktorú činnosť, ktoré musí obmedziť alebo eliminovať.

• Denné záznamy spotreby času podľa Aleca Mackenzieho[4]

Na základe svojho výskumu autor odporúča vedenie záznamu každých 15 minút, pričom by mal obsahovať čas, činnosť, prioritu (od najdôležitejšieho po stratený čas) a poznámky. Na začiatku každého dňa sa stanovuje niekoľko najdôležitejších cieľov a počas dňa sa ku každému zaznamená, kedy bol splnený. Po skončení pracovného dňa autor odporúča položiť si otázky ako: Zlepšilo stanovenie cieľov vašu efektívnosť? Do akej miery ste splnili jednotlivé ciele? Kto/čo vás najviac vyrušuje? Z akých dôvodov? Máte sklon zaznamenávať činnosti alebo výsledky? atď.

I keď je vedenie takýchto záznamov náročné, jeho výhodou je hlavne zamýšlanie sa manažéra nad vlastnou prácou.

Dôležitou súčasťou manažmentu času je tiež uvedomenie si, ktoré činnosti manažérov oberajú najviac o čas. Mackenzie identifikoval až 153 tzv. zlodejov času, z nich 5 najväčších:

1. Vyrušenia telefonátom
2. Neočakávaní návštevníci
3. Porady (plánované aj neplánované)
4. Krízy
5. Neexistencia cieľov, priorít, termínov

Ďalšími "zlodejmi času" v inej interpretácii sú:

• Nedostatok sebadisciplíny, časté vyrušovanie, odkladanie nepríjemných úloh na poslednú chvíľu,
• "Otvorené dvere", ktoré umožňujú komukoľvek prísť s čímkoľvek,
• Priveľa operatívy rozdrobenej do rôzneho času

V ponímaní turbulentných zmien 21. storočia niektorí autori už krízu neberú ako "zlodeja času".

• Time management 4. generácie