Metodika modelování a analýzy podnikových procesů
Metodika modelování a analýzy podnikových procesů, anglicky Methodology for Modelling and Analysis of Business Process (MMABP), je metodika, která vznikla na katedře informačních technologií patřící pod fakultu informatiky a statistiky Vysoké školy ekonomické v Praze, zejména zásluhou profesora Ing. Václava Řepy, CSc.[1] Vznikat začala v druhé polovině devadesátých let dvacátého století a je dále neustále rozvíjena díky studentským pracím, výzkumné práci a prezentacím na konferencích.
- MMABP se využívá k analýze podnikových procesů a pro tvorbu celkového modelu. Tento model je možné využít k optimalizaci těchto procesů. Model by měl respektovat základní cíle, stav a charakteristiky organizace dále respektovat vnější vlivy, nezávislé na organizaci, které mohou ovlivnit organizaci v její činnosti. Model by měl být dále také „optimální“ a to ve smyslu ekonomickém, měl by být efektivní, a i ve smyslu věcném tzn. měl by být maximálně jednoduchý, a přitom si zachovat úplnou funkčnost. V neposlední řadě by měl model umožnit následnou optimalizaci, implementaci a zavedení systému procesů, které respektují výše uvedené charakteristiky.
- Technika analýzy událostí v této metodice: Cílem je identifikovat základní procesy v organizaci. Analyzovat události, které vedou k jednotlivým činnostem, zjišťuje se, které činnosti patří objektově dohromady a tvoří konceptuální proces.
- Základní východisko metodiky: Základním východiskem je, že činnost organizace je modelem cílů organizace a dalších skutečností, které ovlivňují splnění cílů a souvislostí mezi nimi. Z toho je patrné, že veškeré činnosti v organizaci musí sloužit k dosažení cílů organizace.
- Tři základní principy metodiky: Základními principy metodiky jsou:[1]
- Princip modelování
- Princip různých architektur procesu
- Princip abstrakce
Princip modelování bere za předpoklad, že objektivní základ k implementování podnikových procesů musí představovat reálné skutečnosti, které existují vně a nezávisle na organizaci. Princip různých architektur vyjadřuje potřebu oddělit od sebe charakteristiky procesu, které jsou dány objektivními a na organizaci nezávislými skutečnostmi od charakteristik, které jsou dány kontextem umístění procesu v dané organizaci. Princip abstrakce vyjadřuje, jakým způsobem jsou jednotlivé identifikované skutečnosti podrobněji analyzovány prostřednictvím hierarchických abstrakcí.
Model reality[1]
Základem MMABP je představa, že model reality je založen na dvou vzájemně propojených modelech. Model objektů a model věcných procesů. Oba modely zachycují totéž, jen se liší jejich úhel pohledu – pohled na statické vlastnosti reality a pohled na její dynamické chování.
- Model objektů: tento model sleduje základní stavební kameny reality – objekty a jejich vlastnosti (atributy). Popisuje, z čeho je realita složena a jaké jsou základní objekty, jejich vlastnosti a vztahy mezi nimi. K tomu je využíván Diagram tříd (Class Diagram). Kromě vztahů jednotlivých objektů a jejich vlastností, se sledují i tzv. životní cykly objektů. K tomu je použit Stavový diagram (State Chart). Ten zachycuje základní časové návaznosti mezi metodami objektů. Nesměřuje k žádnému cíli a plní tak svůj základní účel – modeluje strukturu reality a její základní vlastnosti.
- Model věcných procesů: jedná se o model dynamiky reality – popisuje následnost akcí, které vedou od počátečních stavů procesů až ke koncovým. K tomu se používá Procesní diagram, který zachycuje chování reality. Na rozdíl od stavového diagramu vždy směřuje k nějakému cíli. Druhý diagram používaný v tomto modelu je tzv. Eriksson-Penker Diagram. Ten zachycuje globální pohled na procesy, které jsou poté detailně zachyceny v již zmíněném procesním diagramu.
Každý z obou modelů popisuje realitu z hlediska své dimenze. V obou modelech jsou obsaženy procesy – buďto ve významu životního cyklu, nebo věcného. Životní cyklus je vymezení zákonitostí, které musí být respektovány jakýmkoliv chováním, zatímco věcný je popisem tohoto chování. Vzhledem k modelování podnikových procesů z tohoto rozdílu plyne, že nelze brát procesy pouze z technického hlediska. Jejich podstatu tvoří právě účelnost a cílenost.
I přesto, že se jedná o odlišné pohledy, mají modely mnoho společného. V obou modelech se pracuje jak s procesy, tak i s atributy, např. v procesním modelu je důležité sledovat atributy stavu procesu atd. Tímto společný průnikem obou dimenzí vyvstává nutnost sladit oba modely dohromady. Vzájemná konzistence je zde důležitá.
Metodický postup modelování proces[1]
Pro formulaci procesů v organizaci je zapotřebí identifikovat základní činnosti. Mít představu o základních událostech a předpokládaných reakcí na tyto události – zde se jedná o kontextovou představu organizace. A také představu o základních objektech zájmu a jejich životních cyklech, neboli objektová představa organizace.
Metodický postup pro modelování podnikových procesů na základě metodiky MMAPB se skládá z přípravného nultého kroku a tří fází:[1]
- Krok 0 – Analýza událostí a vnějších reakcí
- Fáze 1 – Analýza elementárních procesů
- Fáze 2 – Specifikace klíčových procesů
- Fáze 3 – Specifikace podpůrných procesů
0. Krok – Analýza událostí a vnějších reakcí
Cílem tohoto kroku je zjistit veškeré relevantní reálné události, které vedou k dosažení cíle a tyto události přiřadit k vnějším reakcím. Podstatné jsou ty reakce, které směřují mimo organizaci. To samé platí i pro události. Také zde platí, že se v tomto případě za události považují ty, které vznikají mimo organizaci.
Východiskem tohoto kroku je pak seznam událostí, který je strukturovaný podle: cílů, produktů, čí dalších aspektů. Události se dělí na dva základní typy:
Události věcné: Tyto události jsou provázány s produktem procesu. Odrážejí nějakou akci jakéhokoliv objektu v podnikovém schématu, (např. technologický čí informační systém) nebo také objektu okolí podniku (např. zákazníka, konkurenta).
Události časové: Zde se jedná o události dané časem. Časový údaj, či úsek v nichž je od procesu něco požadováno (např. konec měsíce, účetní období).
Tento krok také obsahuje nutné reakce na výše zmíněné události. Události jsou proto analyzovány ve vztahu k reakcím, a to z toho důvodu, že jedna z událostí se zároveň vyskytuje jako příčina různých reakcí a mezi událostmi, které jsou uspořádány k jedné reakci, je třeba vidět určité pořadí. Každé takovéto uspořádaní nám pak tvoří jeden elementární přirozený proces.
Přirozeným je proces proto, že bere v úvahu, co vede k reakcím organizace na existenci příslušných událostí. Přirozený proces se skládá ze dvou úkonů:
Přiřazení události k reakcím: Pro každou reakci se identifikují události, které k reakci vedou. Jedna událost se může vyskytovat ve více reakcích.
Uspořádání událostí v každé reakci: Události, které jsou přiřazeny k dané reakci se stanoví pořadí.
Výsledek nultého kroku je považován za nejdůležitější, a to z důvodu, že na jeho kvalitě je závislá kvalita celé analýzy.
1. Fáze – Analýza elementárních procesů
Tato fáze má za cíl poznání elementárních procesů v organizaci, a to za pomoci předchozího nultého kroku. Zjistit základní vazby a vnitřní strukturu analyzovaných událostí. Výsledkem je pak systém elementárních procesů, který je podkladem pro identifikaci klíčových procesů.
Fáze se skládá ze čtyř kroků:
Identifikace elementárních procesů: Základním východiskem pro tento krok je seznam událostí a reakcí. Dalším důležitým východiskem v tomto kroku je znalost činnosti organizace a mít základní, intuitivní představu o jejích základních procesech a činnostech. To zajistí vnímání širšího kontextu z hlediska cílů, vstupů a výstupů organizace.
Výstupem tohoto kroku je seznam identifikovaných elementárních procesů. Každý proces má jasné základní události, která jej ovlivňují a základní reakce, které proces produkuje.
Analýza a návrh elementárních procesů: V tomto kroku se zaměřujeme na přirozené souvislosti elementárních procesů. Výsledkem kroku je systém identifikovaných elementárních procesů.
Detailní analýza elementárních procesů: Jde o rozpracování globálního pohledu, který byl vytvořen v rámci předchozích dvou kroků, a to na požadovanou úroveň detailu. Úroveň detailu závisí na mnoha detailech a musí se volit vhodně na základě konkrétního případu.
Analýza a úprava konzistence elementárních procesů: Poslední čtvrtý krok se věnuje doladění systému procesů. A to do takového stavu, který si navzájem neodporuje. Výstupem kroku jsou úpravy systému identifikovaných elementárních procesů, který byl vytvořen v předcházejících krocích a zajištění, pokud možno úplně konzistence modelů. K zajištění konsistence je třeba věnovat pozornost znakům nekonzistentnosti jako například:
- Identifikované události nezahrnuté do žádné reakce
- Reakce na jedinou událost
- Existující výstupy systému nevázané na žádnou událost
- Detailní souvislosti událostí různých procesů, jimž neodpovídají vazby mezi těmito procesy
- Procesy bez výstupů, vstupů a aktérů
2. Fáze – Specifikace klíčových procesů
Cílem je identifikovat klíčové procesy v organizaci na základě objektové analýzy produktů dané organizace. Navazuje přímo na předchozí fázi. Fáze zahrnuje tři kroky:
Objektová analýza produktů: Zaměřuje se na životní cykly produktů. Jde o procesy, které pokrývají vznik a existenci produktů, které jsou pro organizaci klíčové. Výsledkem je objektový model produktů, který je východiskem pro následnou specifikaci procesů podpůrných.
Identifikace, analýza a sestavení klíčových procesů: Jde o identifikaci klíčových procesů, které pro organizaci představují hlavní procesy z hlediska strategických cílů. Výsledkem je systém klíčových procesů, které jsou rozděleny na hlavní a podpůrné.
Analýza a úprava konzistence klíčových procesů: Jedná se o podobnou úpravu jako v posledním kroku první fáze, avšak je zde mnohem více příležitostí k nekonzistencím, a to díky tomu, že vznikl další model (objektový model produktů). Znaky nekonzistentnosti jsou následující:
- Procesy, které nejsou klíčové a nejdou žádnému procesu podpůrné
- Procesně nepokryté produkty
- Procesně nepokryté části života produktů
- Strukturálně si neodpovídající život klíčového produktu s průběhem klíčového procesu
- Strukturálně si neodpovídající život klíčové produktu se způsobem návaznosti odpovídajících procesů
- Nedostatečná podpora klíčového procesu v jisté části
3. Fáze – Specifikace podpůrných procesů
Cílem této fáze je identifikovat podpůrné procesy organizace pomocí objektové analýzy. Výsledkem je systém konceptuálních procesů v organizaci. Fáze má tři navazující kroky:
Analýza objektů zájmu: Je vytvořen kompletní objektový model organizace, který pokrývá kromě produktů i jiné objekty, jako například: aktéry, organizační jednotky vstupy a výstupy. Také jsou v tomto kroku analyzovány i jejich vzájemné obecné vazby. Výstupem kroku je objektový model organizace.
Identifikace, analýza a návrh podpůrných procesů: V tomto kroku dochází ke konfrontaci představy klíčových procesů se zákonitostmi objektů a jejich vztahů. Výsledkem je komplexní poznání potřeby podpůrných procesů. Doplnění modelů a vytvoření finálního procesního modelu organizace.
Analýza a úprava konzistence systému procesů: Tento krok je uzavírá celý postup a jeho hlavním cílem je zajistit, pokud možno dokonalou konzistenci procesního modelu. Zde pracujeme s předpokladem, že nekonzistence pochází především ze změn, a to z toho důvodu, že modely již byli vytvořeny v obou krocích této fáze.
Modely využívané metodikou
Metodika používá pro modelování několika diagramů. Nejprve je na celou realitu nahlíženo z globálního pohledu (jak na model věcných procesů, tak na model objektů). Poté přichází na řadu modelování detailního pohledu. Hlavním důvodem je potřeba rozdělit zkoumanou oblast na zvládnutelné části - pochopit celý komplexní systém by totiž bylo nad lidské možnosti, proto dvě menší zvládnutelné části je nutností.[2]
Globální pohled
Globální pohled je vždy nadčasový, zaměřený na existenci prvků a vztahů. Cílem globálního pohledu je především úplnost, do přílišných detailů jít nemusí.[2]
Globálním modelem objektů je diagram tříd. Diagram tříd je jedním ze základních diagramů metodiky MMABP a celkově centrálním diagramem jazyka UML, kde slouží hlavně pro formální definici termínů a vztahů s cílem vyvinout počítačovou aplikaci. [2]
Při informačním modelování organizace ovšem není cílem vyvinout aplikaci, ale poznat zkoumanou oblast reality. Diagram tříd v tomto odlišném významu má několik svých specifik. Např. u atributů není nutné uvádět jejich typ, stejně tak není nutné uvádět typ hodnoty ani parametry u operací - důležitý je hlavně název. Diagram tříd tedy obsahuje atributy (typové vlastnosti objektů dané třídy), operace (akce vázané k objektům třídy) a názvy jednotlivých vztahů mezi třídami. Ty jsou zachycovány v základních typech asociace, agregace, kompozice a generalizace, které by diagram měl také obsahovat.
Globálním modelem procesů je tzv. Eriksson-Penker diagram neboli tzv. globální procesní mapa. Notace Eriksson-Penker vznikla jako rozšíření jazyka UML, právě kvůli potřebě modelování systému procesů. Globální mapa procesů je jedním ze základních diagramů metodiky MMABP. Zachycuje všechny elementární procesy, jejichž analýza je druhou fází metodiky. Diagram začíná vždy vstupem (vstupy) do procesu a končí výstupem (výstupy). Jednotlivé procesy jsou zachyceny i s vzájemnou návazností na sebe a zároveň jsou odlišeny procesy klíčové a podpůrné.[2]
Detailní pohled
Detailní pohled je na rozdíl od toho globálního již zaměřen časově. Je zaměřen na postup dění v systému.[2]
Detailním modelem objektů jsou tzv. stavové diagramy. Diagramy doplňují diagram tříd, neboť popisují životní cykly vybraných důležitých tříd. Není samozřejmě nutné popsat cykly všech tříd, důležité jsou pouze konkrétně vybrané (klíčové) objekty, které se dále objeví i v procesních diagramech. V samotném diagramu je přechod mezi jednotlivými stavy objektu vždy okomentován a to formou důvod / akce. Akcí je v diagramu stavů vždy nějaká operace, která je uvedená u příslušné třídy v digramu tříd. . Dalšími objekty tohoto diagramu jsou: Stav objektu, Počáteční událost, koncový stav a již zmíněný přechod z jednoho stavu do druhého.[4]
Detailním modelem procesů je tzv. procesní diagram. Zde je autorem metodiky doporučována obecně uznávaná notace BPMN. Procesní diagram zachycuje vždy jeden proces. Je ale důležité myslet i na synchronizaci s dalšími procesy, což se děje prostřednictvím vstupů a výstupů (výstup jednoho procesu může být vstupem druhého). Kromě vstupů a výstupů diagram obsahuje samozřejmě jednotlivé aktivity, a také stavy důležitých objektů, které aktivity mění. Důležité body v procesním diagramu jsou i stavy, do kterých se proces dostane, a kde čeká na nějakou externí událost. Právě tyto momenty bývají příčinou zdržení v procesu a je dobré se na ně zaměřit při analýze. Dalším bodem, na který je třeba dát při modelování procesů pozor je správné rozlišení na klíčové a podpůrné procesy. Chybné rozdělení bude mít důsledky nejen v modelech, ale i v celém procesním řízení - k oběma typům procesů se totiž musí přistupovat jinak. [2]
Konzistence modelů[2]
Závěrečný krok metodiky. Cílem je zajistit, pokud možno dokonalou, konzistenci všech diagramů.
Kontrola konzistence modelů je klíčově důležitou součástí metodiky MMABP. Vzájemná sladěnost je totiž důležitým nástrojem analýzy - při důsledném sledování všech vzájemných vztahů nebude opomenuto důležitých částí modelů (jejich vynechání by se projevilo jako nesoulad v jednotlivých modelech).
V rámci správnosti a sladěnosti modelů je tak potřeba zajistit úplnost a správnost.
Kritéria úplnosti modelů
Úplnost diagramu tříd je dána hlavně tím, že mezi každými dvěma třídami v diagramu existuje alespoň jedna cesta prostřednictvím asociací. Další pravidla jsou spíše formální, např. předpoklad identity každého objektu, nutnost specifikovat atributy a operace, definovat typ a název vztahu atd.
Úplnost životního cyklu třídy objektů znamená hlavně pokrytí celého života objektu a zahrnutí všech stavů, kterými objekt prochází.
Základní pravidla úplnosti modelu systému procesů jsou zejména existence a popis klíčových procesů pro každý typ výstupního produktu a zároveň mezi každými dvěma procesy modelu systému musí existovat alespoň jedna cesta jejich vzájemných vztahů.
Úplnost modelu business procesu znamená, že model pokrývá celý proces od začátku do konce, jsou specifikovány všechny události, které ovlivňují proces v běhu a také musí být specifikovány všechny nutné stavy procesu (při čekání na externí události).
Kritéria správnosti modelů
Pro správnost modelu tříd platí zejména:
- Každá třída představuje typově reálně existující objekt této třídy
- Každá asociace představuje reálně existující vztah
- Specifikované atributy třídy musí být vlastnostmi jen objektu této třídy a všech jeho instancí
- Všechny specifikované operace třídy musí patřit do životního cyklu jen této třídy a jejích instancí
Správnost životního cyklu třídy objektů je dána zejména popisem pravdivých kombinací akcí a jejich výsledků, a zároveň je cyklus platný i pro všechny instance tohoto objektu.
Správnost modelu systému procesů je zajištěna zejména tím, že každý proces poskytuje výstupy buď nutné pro naplnění základní funkce organizace, nebo k uskutečnění jiného procesu.
Správnost modelu business procesu definuje hlavně platnost popsaných činností procesu pro všechny instance procesu a každá činnost v procesu musí být elementární (tzn. že neobsahuje další proces).
