Elektronický mailing list

E-mailové konference jsou obvykle plně nebo částečně automatizované pomocí speciálního softwaru pro správu mailing listů a hlavní adresy, které jsou nainstalovány na serveru schopném přijímat e-mail. Příchozí zprávy odeslané na hlavní adresu jsou zpracovány softwarem, a v závislosti na svém obsahu, jsou zpracovány interně (v případě zpráv obsahujících příkazy určené pro samotný software), nebo jsou distribuovány na všechny e-mailové adresy přihlášené do seznamu adresátů. V závislosti na software, mohou existovat další adresy určené za účelem zasílání příkazů.

E-mailové zprávy zaslané z e-mailové adresy člena konference na určitou e-mailovou adresu jsou automaticky rozesílány všem členům (abonentům), kteří jsou registrování v příslušné diskusní skupině, tj. fakticky přidání do mailing listu. Je-li konference nastavena jako moderovaná, osoba nebo osoby s právem moderátora mohou rozhodovat o přijímání (registraci) členů konference a o jejich vylučování, popřípadě může být rozesílání jednotlivých zpráv podmíněno jejich souhlasem. Někdy lze pomocí e-mailů i měnit některá nastavení systému. V některých systémech je možné například slučovat všechny zprávy z jednoho dne do jedné zprávy, dočasně zastavit či trvale odhlásit odběr zpráv atd. V typické e-mailové konferenci je seznam oprávněných odesílatelů shodný se seznamem adresátů, ale i toto může být nastaveno odlišně.

Mnohé servery pro poštovní konference mají speciální e-mailovou adresu, na kterou účastníci (nebo ti, kteří chtějí být účastníky) mohou posílat příkazy na server, které plní následující funkce: přihlášení, odhlašování, dočasné zastavení odesílání zpráv se na ně, nebo mění dostupné preference. Společný formát pro zasílání těchto příkazů je poslat e-mail, který obsahuje pouze příkaz následovaný jménem mailing listu. Příklady: subscribe anylist nebo subscribe anylist Jan Novák. Některé servery umožňují uživatelům vykonávat tyto funkce přes webové uživatelské rozhraní.

Většinu mailing list serverů je možné nastavit, aby předávaly zprávy účastníkům konkrétní poštovní konference buď jednotlivě v pořadí jak jsou doručeny serveru nebo ve formě přehledu, v níž všechny zprávy přijaté za konkrétní den jsou sloučeny do jednoho e-mailu, který je odeslán účastníkům jednou denně. Některé e-mailové konference umožní jednotlivým účastníkům se rozhodnout, jak upřednostňují dostávat zprávy ze seznamu serveru (jednotlivě nebo ve formě přehledu).

Ve všech typech mailing listů je potřeba mít opatření proti spamu. Diskuzní listy často vyžadují, aby každá zpráva byla schválena moderátorem, předtím než je odeslána zbytku přihlášených uživatelů. Společnosti, které posílají reklamní newslettery, spolupracují s distributory mailů, kteří jsou na whitelistu a souhlasí se standardy a vysokými pokutami do poskytovatelů internetových služeb v případě opt-in stížností uživatelů. Výměnou za jejich dodržovaní a souhlas s pokutami nejsou e-maily poslané whitelisted společnostmi blokovány spamovými filtry, které mohou často zastavit legitimní e-maily.[2]

Některé mailing listy jsou otevřené pro všechny, kteří se k nim chtějí připojit. Jiné vyžadují schválení vlastníkem mailing listu, aby bylo možné se k mailing listu připojit. Připojení k mailing listu se nazývá „přihlášení“ a jeho opuštění se nazývá „odhlášení“.

Archív mailing listu je sbírka starých zpráv z jedné nebo více elektronických konferencí. Takové archívy často zahrnují vyhledávání a indexovací funkce. Mnohé archívy jsou přímo spojené s mailing listem, ale některé organizace, jako je Gmane, shromažďují archívy z více e-mailových konferencí hostované v různých organizacích, a tak jedna zpráva odeslána do jednoho populární mailing listu může skončit v mnoha různých archívech. Gmane mělo archívy více než 9000 e-mailových konferencí (informace z 16. ledna 2007). Některé známé freewarové programy pro shromažďování archivy konferencí jsou Hypermail, MHonArc a FUDforum.