Akvizice dokumentů

nejčastější způsob akvizice. Nevýhodou je častý nedostatek financí. Nákup je možno provést:

• U knižního nakladatele (často množstevní sleva nebo nižší cena u poškozeného výtisku)
• Prostřednictvím knižního distributora (využíváno malými knihovnami, i zahraniční literatura – vyřešena otázka cla a plateb)
• Knihkupectví (kamenné a virtuální)
• Antikvariát (použité publikace, využívané pro zpětnou akvizici)
• Knižní veletrhy (výhodou je aktuálnost vydávané literatury za nižní ceny)
• Aukce (jsou využívány pro získání rukopisů a starých tisků)

skutečnost, kdy knihovně publikaci právnická či fyzická osoba věnuje. Knihovna může dar do fondu přijmout nebo odmítnout. Často se tímto způsobem získává do fondu firemní literatura.

• Dar jako odkaz (často knihovny významných osobností)
• Iniciativní dar (jedná se zejména o publikace bez trvalé hodnoty od fyzických osob)
• Vyžádaný dar (knihovna osloví autora a vydavatelství a požádá o věnování určité publikace)
• Grant

výměna publikací mezi institucemi, kdy vyměněné publikace mají podobnou cenovou a významovou hodnotu.

• Meziknihovní výpůjční služba (MVS, vnitrostátní služba)
• Mezinárodní meziknihovní výpůjční služba (MMVS, zahraniční služba)

Větší instituce mají výměnný fond. Vyměňovány bývají publikace, které nejsou běžně na trhu dostupné a publikace vydané danou institucí. Nesmí se vyměňovat publikace muzejní povahy, archiválie či kulturní památky.

povinnost daná ze zákona č. 37/1995 Sb. o neperiodických publikacích a dle vyhlášky č. 156/2003 Sb. Pro povinný výtisk periodické produkce platí zákon č.46/2000 Sb. Povinný výtisk jako zdroj akvizice fondu slouží pouze státem určeným institucím. Povinný výtisk nemůže být z fondu vyřazen.

• Celostátní - u neperiodických publikací jsou vydané publikace odevzdávány do Národní knihovny České republiky (2 výtisky) a po jednom výtisku do Moravské zemské knihovny v Brně a Vědecké knihovny v Olomouci.
• Regionální - jeden výtisk je odevzdáván jako regionální povinný výtisk do krajské knihovny
• Speciální – např. knihy tištěné Braillovým písmem

Povinný výtisk má funkci hlavně bibliografickou (bibliografické soupisy) a konzervační (konzervační fond). Povinný výtisk elektronických dokumentů nebyl prozatím zákonně vyřešen.

úkolem akvizičního pracovníka je zajištění a stanovení optimální struktury a obsahu fondu. Metodická hlediska pro určování profilu knihovny:

• tematický profil fondu – dle věcného třídění používané v knihovně (MDT, deskriptory)
• druhy dokumentů – jaké druhy dokumentů jsou ve fondu (knihy, časopisy, vysokoškolské práce, patenty, normy apod.)
• provenience dokumentů – dle místa vydání dokumentu (stát) → shromažďujeme publikace ze zemí, které jsou podle odborníků v daném oboru nejlepší
• institucionální hledisko – upřednostňujeme dokumenty z pracovišť, které jsou dle hodnocení nejlepší v daném oboru
• autorské hledisko - upřednostňujeme dokumenty od vysoce hodnocených odborníků (stanoveno bibliometrickými metodami, např. počtem citací)
• životnost informací – zastaralé dokumenty nezískáváme, naopak je z fondu spíše vyřazujeme (záleží na oboru, v každém zastarávají informace jinak rychle)

je nezbytností sledovat literární rubriky, nabídky knihkupců nebo požadavky čtenářů, aby měl akviziční pracovník přehled o možnostech doplnění knihovního fondu. Součástí je i Kartotéka deziderat - knihovní kartotéka nebo databáze obsahující dokumenty, kterými má být knihovní fond doplněn s ohledem na potřeby čtenářů a profil fondu. Týká se to pouze dokumentů, které můžeme nějakým způsobem získat. Pokud jsme daný dokument již doplnili do fondu, musí se z evidence vyškrtnout (vymazat).

Každou objednávku je třeba zaevidovat, abychom předešli duplicitě. Objednávku evidujeme buďto ručně v sešitě nebo v akvizičním softwaru knihovního systému, kde zároveň vytváříme objednávku. Objednávka obsahuje adresu dodavatele, jasnou specifikaci objednaných dokumentů a počet kusů. V akvizičním modulu knihovního systému si doplní automaticky adresu dodání a kontaktní údaje odpovědné osoby. Pokud není objednávka dodána včas či není knihovna do měsíce od objednání informována o stavu zaslané objednávky, musí být objednávka urgována. AKS zasílá urgenci automaticky. Následuje dodávka dokumentů, která je přijímána na základě verifikace. Při verifikaci se ověří správnost dodávky pomocí průvodního dokladu (dodacího listu, faktury), je zkontrolován stav dokumentů, a zda cena odpovídá faktuře. Pokud jsou nějaké nesrovnalosti, přistupuje se k reklamaci. Vyřízená objednávka je vyřazena z evidence objednávek. Dodané dokumenty jsou orazítkovány na důkaz vlastnictví dané knihovny – adjustace. Akviziční knihovník zkontroluje objednávku na faktuře a přidělí dokumentům přírůstková čísla. Poté potvrdí na faktuře dodávku a předá fakturu k proplacení účetnímu oddělení. Kopie faktury je uložena v dokumentech knihovny. Neperiodické dokumenty jsou zapsány do přírůstkového seznamu, periodické dokumenty do Pomocné evidence periodik. Přírůstkové číslo je jedinečné, nelze přidělit dvakrát. AKS toto číslo generuje automaticky. Poté jsou dokumenty opatřeny signaturou. Signatura je znak, který stanoví místo uložení jednotky v knihovním fondů. Signatura je přenosná a v případě vyřazení dokumentu z fondu ji můžeme znovu přidělit. V případě AKS není nutné mít papírový přírůstkový seznam, protože signaturu přidělí systém. V menších knihovnách je momentálně dost časté mít jak papírový, tak elektronický přírůstkový seznam.

Po dokončení akvizičního procesu dokument pokračuje k bibliografickému zpracování a následnému zařazení do fondu, kde je k dispozici čtenářům.