Řízená dokumentace

• Přezkoumání – zkoumá potřebnost dokumentu
• Zpracování – vytvoření dokumentu dle pravidel organizace (pravidla jsou definována v příručce jakosti)
• Ověřování – proces posouzení obsahu zpracovaného dokumentu
• Schvalování – proces schválení posouzeného dokumentu
• Distribuce (uvolnění) – proces uvolnění schváleného dokumentu a rozeslání dokumentu
• Rozdělování – proces přerozdělení na konkrétní místa, konkrétním lidem
• Používání – proces užívání dokumentu
• Změnové řízení – proces aktualizace dokumentu
• Stahování – proces stažení neplatných dokumentů
• Archivování – proces archivace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.
• Skartace – proces skartace, je stanoven zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 645/2004 Sb.

• Dokument – písemná, obrazová, tabulková či jinak zaznamenaná informace (dopis, doklad, tabulka, formulář, technický výkres atd.)
• Dokumentace – soubor dokumentů
• Řízený dokument – dokument podléhající pravidlům pro řízení dokumentu
• Neřízený dokument – kopie dokumentu, která nepodléhá pravidlům pro řízení dokumentu

Není efektivní provádět činnosti uvnitř firmy neřízeně a bez existence důvodu. Doložení podkladů jasně zdůvodňuje potřebu vykonat konkrétní pracovní proces. Právě proto vyžaduje většina firemních procesů pro své vykonání podklady ve formě informací, na jejichž základě dochází k rozhodování a vykonávání těchto firemních činností.[2] Od používání pouze tištěné dokumentace se upouští a namísto toho se užívají dokumentace jak v tištěné, tak v elektronické podobě. Protože různorodost formátů a množství dokumentů přináší komplikace v podobě zpomalení celého systému. Neboť většina používaných informací se nachází v nestrukturalizované podobě, což komplikuje jejich vyhledávání.[2]

Mnoho dokumentů má omezenou platnost, potřebujeme jej jen po nějakou dobu, potom již informace zastarává. Podoba dokumentů se taktéž vyvíjí a v průběhu času dochází k jejich aktualizaci. Mění se potřeba některých dokumentů a tak se přestávají používat. Avšak je stanoveno zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 645/2004 Sb. po jakou dobu musí podnik vyřazené dokumenty archivovat a jak za jak dlouho je může skartovat. Proto je vhodné vytvořit životní cyklus dokumentů a řídit ho.